Saber cómo elegir fecha para un evento es tener la clave del éxito, o al menos un elevado porcentaje del mismo asegurado. La difusión de un evento y su impacto dependen de la audiencia. ¿De qué sirve concentrar todos tus esfuerzos en un encuentro, que no logrará reunir a más de un par de decenas de curiosos?
Te damos las pistas necesarias para que encuentres respuesta a tu pregunta sobre cómo elegir fecha para un evento.
5 pistas para saber cómo elegir fecha para un evento
Hay días en que la gente está más receptiva, otros no lo están tanto y eso no se puede cambiar, ni controlar. Sin embargo, sí que puedes actuar sobre el alcance de tu encuentro. Quienes saben cómo elegir fecha para un evento tienen en cuenta las siguientes precauciones.
1. Elegir fecha para un evento que no coincida con las vacaciones: los meses de verano, los puentes y días festivos pueden ser una mala elección. Los niños tienen vacaciones escolares y los padres ya han hecho, con meses de antelación, sus planes para cubrir esos días. Las escapadas turísticas completan la agenda del resto de asistentes potenciales, por lo que no merece la pena reservar espacio para eventos ni comprobar la disponibilidad del servicio de catering en esas épocas del año.
2. Averiguar qué meses son mejores: mientras que meses como abril o mayo suelen ser los más indicados para realizar ciclos de conferencias, seminarios o jornadas de trabajo; las primeras semanas del otoño resultan las más recomendables para presentaciones, lanzamientos y showrooms. Muchas veces, cómo elegir fecha para un evento depende del objetivo del mismo. Recuerda que en tu planificación también deberás tener en cuenta que el tipo de catering que ofrezcas también tendrá que ir en consonancia con la estación del año, la climatología y el propósito de la iniciativa.
3. Acertar con el mejor día: si bien para los eventos nocturnos los mejores días son los previos al fin de semana, e incluso el sábado; cuando se trate de eventos de trabajo hay que pensar que no todas las empresas darán a sus empleados las mismas facilidades a la hora de coger días libres para asistir. Por ejemplo, si un ciclo de conferencias empieza un miércoles, es muy posible que el índice de participación no llegue a su máximo hasta el viernes.
4. Atar todos los cabos: la agenda de los oradores, la disponibilidad del espacio para eventos que se desea reservar, la del equipo de catering, todo esto debe ser tenido en cuenta al pensar cómo elegir fecha para celebrar un evento. Si se presentan incompatibilidades, habrá que resolver el problema escogiendo entre cambiar el lugar, el protagonista o el día.
¿Ya tienes las primeras fechas posibles marcadas en tu calendario?
