A veces el éxito de un evento se decide en dos instantes. La elección que hagas al pensar en el lugar y en el menú pueden contribuir al éxito de tu iniciativa o….
Si eliges espacio para un evento debes tener en cuenta algunos detalles, que te ayudarán a acertar, es importante tener ciertos aspectos bajo control, de la misma forma que tampoco debes dejar la elección del servicio de catering a la ligera. Y, por eso, nos proponemos ayudarte a evitar algunos fallos que tu negocio no se merece.
Errores en los que no debes caer cuando eliges espacio para un evento
Errores de fechas
Los errores que tienen que ver con la fecha de celebración del evento son los más comunes. Al final, es una cuestión de organización, lo que te garantiza que, con un poco de voluntad, puedes suplir la falta de experiencia en la preparación de eventos y librarte de fallos embarazosos, como:
- Elegir una fecha en la que tu público objetivo no podrá acudir. Evita programar tu evento en fechas de vacaciones, coincidiendo con importantes estrenos o acontecimientos sociales o en determinados días de la semana.
- No comprobar que el lugar que quieres estará disponible para la fecha elegida. No puedes contar con un espacio para eventos sin confirmar su disponibilidad. Muchos menos imprimir invitaciones, dar publicidad al encuentro en redes y empezar su difusión sin tener la certeza de que podrás contar con esa finca, museo, centro o discoteca.
- Olvidarte de asegurar la disponibilidad para esa fecha de tus principales proveedores. Los encargados del servicio de catering, la música e iluminación, las azafatas y asistentes al evento… hace falta coordinarlo todo y llevar un control sobre cada elemento. No des nada por hecho, mejor comprobar.
Errores de cálculo
A veces es una cuestión de pensar de más y otras una de quedarse corto. El resultado puede ser un desastre, no sólo en cuestión de dimensiones físicas del enclave escogido, si tiene que ver con:
- La capacidad del espacio para eventos escogido. El lugar que elijas debe asegurar que todos los asistentes estarán cómodos en todo momento. Intenta averiguar a qué cifra ascenderá el número de personas que acudirán y escoge un sitio donde puedas llevar a cabo tu plan sin apreturas. También deberías evitar que la falta de asistencia termine haciendo parecer el espacio diáfano. La publicidad te asegurará que no se olvidan de asistir y tu pericia como organizador de eventos hará el resto, inyectándoles las ganas de conocer lo que les has preparado.
- El menú de catering. Tanto en lo que respecta a la cantidad de comida que se sirva como al volumen de personal de servicio que se contratará para dar asistencia las cuentas tienen que cuadrar. La experiencia del servicio de catering te ayudará a evitar que te pases, pero tú tienes que tener las cosas lo suficientemente claras como para no quedarte corto. El número de camareros y doncellas que sirvan a los asistentes debe calcularse con acierto, no quieres que nadie tenga que esperar o hacer cola para disfrutar de una cazuelita recién hecha, recoger una tapa que le ofrecen en bandeja o servirse una bebida.
- La acústica y la iluminación. No puedes permitir que las últimas filas no sean capaces de escuchar el mensaje que quieres transmitir, ni que la iluminación no permita identificar más allá de las formas. De la misma forma, un exceso de volumen o de iluminación podrían interferir en la comodidad de los asistentes. Siempre teniendo en cuenta que el exceso de inversión puede terminar repercutiendo en el presupuesto, al organizar un encuentro, presentación o inauguración, las mismas precauciones que pones cuando eliges espacio para un evento debes aplicar al cálculo de los recursos que necesitarás.
Errores de visión
No todos los lugares son iguales, ni tienen las mismas prestaciones o condiciones, cuando eliges espacio para un evento, además de fijarte en lo que se dice, tendrás que prestar atención a lo que no se dice y a la letra pequeña. Así evitarás fallos como:
- Insuficientes servicios del espacio para eventos: número de aseos, facilidad de acceso, calidad de las instalaciones, soporte tecnológico disponible… como organizador tienes que pensar en todo. Ponte en el lugar de uno de los asistentes y piensa en cómo llegarás hasta el lugar ¿hay transporte público disponible? ¿Cuenta el lugar elegido con un aparcamiento lo suficientemente grande? ¿Hay parkings públicos cercanos? Una vez allí, ¿necesitas subir escaleras? ¿Hay ascensores? ¿Cuántos hay y a cuántos invitados vas a recibir? ¿El sitio está adaptado para personas con movilidad reducida? ¿Cuenta con regulación de temperatura? ¿Y con ventilación e iluminación naturales? ¿Hay WiFi?
- Condiciones que limitan el disfrute del espacio para eventos: si todo está saliendo sobre ruedas, los asistentes disfrutan como nunca y se van alcanzando objetivos, ¿por qué detenerse? Quizás porque no lo sabías, pero el acuerdo con el espacio para eventos sólo te dejaba de margen hasta cierta hora. El tiempo máximo de permanencia, el límite de aforo, las instrucciones a la hora de usar efectos especiales, los accesos, etc. Son cuestiones que debes zanjar antes de la fecha del evento. Evita las sorpresas de última hora porque podrían perjudicar a la imagen de tu negocio.
- La profesionalidad del servicio de catering: los motivos por los que selecciones a un servicio de catering, igual que las razones por las que eliges espacio para un evento deben estar relacionados con la calidad, la exclusividad y la profesionalidad. ¿Quieres que se atienda a los asistentes con una sonrisa en todo momento? ¿Te gustaría que todos los profesionales que participen se impliquen en el cumplimiento de objetivos como un equipo único? ¿Buscas sorprender y agradar a todos los que te acompañen en tu evento con una propuesta de catering singular, atractiva y con un punto de innovación?
