Más que nunca, las personas están buscando algo más que una reunión tradicional y los eventos típicos no les llaman tanto. Quieren eventos personalizados en 2019, buscan vivencias que consigan involucrarles a múltiples niveles. Además, los asistentes desean participar en experiencias que beneficien, no solo sus objetivos específicos como profesionales, sino que también agreguen valor a sus vidas en un sentido más holístico.
Los eventos personalizados giran en torno a la creación de estas vivencias y, de hecho, hoy en día, los mejores eventos son aquellos en los que los asistentes sienten que tienen ganas de twittear o publicar en Instagram todo lo que están viviendo, lo que ven y los bocados que prueban. El éxito de un evento depende en gran medida de si lo consideran digno de compartir o no.
La pregunta es, ¿cómo crear este tipo de experiencias con eventos personalizados en 2019?
Eventos personalizados en 2019: 5 claves para triunfar
Empresas de todos los sectores se dan cuenta de que poner a las personas en el centro es una necesidad. Para alcanzar objetivos, el plan para eventos personalizados en 2019 debe tener en cuenta estas premisas:
- Incorporar nuevas rutas dentro del evento, una alternativa al planteamiento tradicional.
- Incluir más elementos interactivos en los lugares clave del evento. ¿Has pensado en una estación de showcooking o un taller de smoothies y snacks healthy?
- Potenciar la comodidad y las actividades para superar las expectativas de los asistentes al evento.
- Personalizar apoyándose en la tecnología de la comunicación.
- Encontrar el equilibrio adecuado entre una experiencia de evento personalizada y un marketing invasivo. No hay que olvidar que las personas son el centro.
La necesidad de este cambio en el enfoque de los eventos tiene mucho que ver con la generación millennial. Hay que tener en cuenta que son conscientes de que sus opciones son infinitas y con frecuencia disponibles con solo deslizar una pantalla táctil.
Es natural que, en lo que respecta a los eventos personalizados en 2019, esta nueva generación de asistentes también quiera algún elemento de control. Las opciones múltiples, personalizables e interactivas para los asistentes al evento son clave y, por eso, hay que estar al tanto de las tendencias de eventos que cambian rápidamente.
También interesa incorporar más elementos específicos relacionados con los participantes en los eventos, estar abiertos al feedback que llega en forma de comentarios de las multitudes y ajustar las agendas a un esfuerzo en tiempo real.
Está claro que, con la personalización, llega la complejidad. Llevar a cabo un evento más imaginativo y centrado en el asistente significa más dinamismo y más planificación en general. Esto requiere contar con los mejores profesionales, desde los sistemas audiovisuales al catering. No hay que permitirse ni un fallo
4 ideas para acertar con eventos personalizados en 2019
1. Enfoque holístico. En esta era saturada de información, las personas se están volviendo cada vez más conscientes de sus necesidades específicas en todos los niveles: desde su salud física, su bienestar mental y emocional, hasta su equilibrio general entre la vida laboral y familiar. Los invitados desean conceptos de eventos que sean importantes para ellos mismos, lo que significa que los eventos personalizados en 2019 tienen que centrarse en adaptarse a cada individuo, creando experiencias personalmente enriquecedoras que satisfagan todas estas necesidades. Consejo: busca el propósito y piensa más allá del merchandising, decoración y espacios. Enfócate en cómo lograr que los asistentes logren esa sensación de plenitud y ofréceles, por ejemplo, aperitivos ecológicos procedentes de productores locales.
2. Agenda del evento en manos de los asistentes. Una forma muy efectiva de personalizar la agenda del evento es dar a los asistentes control sobre él. Las apps para realizar sondeos en vivo y estar preparados para múltiples escenarios te garantizan un resultado muy por encima de la media. Ten en cuenta que, solo el mero hecho de encuestar a los asistentes puede comunicar un sentido de participación que aumenta su entusiasmo y compromiso con tus metas. Consejo: ayuda a los asistentes a tus eventos a dar forma a sus propias experiencias, generándoles un mayor interés a través de la inclusión y la participación. Imagina poder dirigir su recorrido por el evento en función de lo que más les apetece probar o de si se decantan más por el comfort food o las opciones más saludables.
3. Eventos con buyer personas. Lejos de ser una figura empleada únicamente en marketing de contenidos, los buyer personas de los asistentes te pueden ayudar a satisfacer las preferencias únicas de cada uno de ellos. Al segmentar al público de esta manera, los eventos pueden ofrecer oportunidades y agendas específicas que satisfarán los deseos de los individuos, desde la oferta de alimentos y bebidas hasta las posibilidades de establecer contactos y las actividades posteriores al evento. Mediante el uso compartido, los organizadores pueden prepararse para tantos resultados como sea, mientras que, en última instancia, crea una experiencia mucho más personalizada. Consejo: haz una selección de proveedores a conciencia y presta especial atención a la experiencia y recursos del equipo de catering que elijas.
4. Un espacio convertido en muchos espacios únicos. Diseñar el espacio perfecto para eventos es clave, especialmente cuando tu objetivo es crear la experiencia más personalizable, adaptable y única posible. Mientras los asistentes buscan extraer el máximo valor de su participación en la iniciativa, los organizadores pueden satisfacer esta necesidad al ofrecer una amplia variedad de contenido e interacción en diferentes lugares, tanto dentro como fuera del espacio principal donde se desarrollará el evento. Consejo: diversifica el espacio elegido, de manera que ofrezca opciones múltiples a los asistentes. Esto lo puedes conseguir en el plano gastronómico con bodegones, puestos de cocina en directo o una oferta de aperitivos servidos tipo cóctel.
Los eventos personalizados en 2019 suben el listón y añaden un grado de dificultad a la planificación, pero, con un poco de imaginación y creatividad, asegurándose de que no falte la profesionalidad en todo el equipo el éxito está garantizado. En este sentido, puede resultar muy interesante compartir las metas y objetivos a alcanzar con el servicio de catering, para aprovechar su conocimiento y dejarse inspirar por las posibilidades inherentes.
Ahora más que nunca, la creatividad es la clave para el éxito del evento.
